Retour d’expérience au pôle documentation du Département de l’Isère
Quelques années auparavant, l’équipe de documentaliste du Département de l’Isère réalisait de nombreuses veilles à la demande des agents, sur des thématiques parfois très pointues et spécifiques. Suite à la réduction de certains postes et des demandes toujours croissantes, l’équipe s’est décidée à former les agents à réaliser leur propre veille.
La formation à la veille
Le pôle documentation disposait de plusieurs comptes à l’agrégateur de flux Inoreader. Il a été proposé de former les agents qui le souhaitaient à réaliser une veille avec cet outil.
Au vu des demandes, il a été décidé d’augmenter le nombre de compte.
Au final, entre 2019 et 2025, le nombre de compte Inoreader est passé de 10 à 105, dont 98 ont été attribués.
Et concrètement, comment se déroule la formation ?
Quand un agent arrive avec une demande, la formation à la veille lui est proposée.
En fonction du degré de connaissance et d’appétence de l’agent, une première séance est programmée afin de présenter Inoreader, et de faire une démonstration. L’agent se voit ensuite attribuer un compte, et se forme avec la documentaliste aux fonctionnalités de base (importer des flux ; créer une règle ; créer un filtre).
De bonnes pratiques sont aussi données : se programmer des temps d’une demi-heure réguliers dans son calendrier pour s’entraîner sur Inoreader et voir les remontées ; enrichir ses sources ; expliquer l’intérêt d’une veille collaborative en fonction du sujet …
Puis, un suivi est proposé, en fonction des disponibilités de l’agent. Les documentalistes se tiennent également à disposition à tout moment afin de répondre aux questions potentielles.
Un guide très détaillé et illustré est aussi donné et mis à disposition sur le portail documentaire. Il est mis à jour dès qu’Inoreader propose une nouvelle fonctionnalité.
Un module de formation dédié aux chargés de projet
En 2021, le service APOR (accompagnement au pilotage des objectifs et des risques) faisant partie de la même direction que le pôle documentation, décide de monter une formation « pilotage de projet, niveau avancé ». Un appel à volontaire est lancé au sein de la direction, afin d’identifier des modules qui pourraient enrichir les modules de bases. Le pôle propose alors un module de recherche documentaire et de veille, intitulé « La recherche et la veille au service de son projet ».
Ce module a été retenu !
Le but était de former les participants en mode classe inversée : les documentalistes ont pu bénéficier d’une formation afin de pouvoir créer des supports et une trame en reprenant les codes de la classe inversée.
La première formation a eu lieu fin 2020 : depuis, les documentalistes animent ce module 3 à 4 fois par an, et le révise chaque année afin de correspondre toujours plus aux attentes des participants.
Pour les années à venir : la création d’un catalogue de formation « spécial doc »
Tous ces modules de formation ont été proposés et créés au fil des demandes et des opportunités par l’équipe. De nouveaux besoins apparaissent chaque année, et la Doc’ souhaite formaliser toutes ces formations et en développer certaines. Le projet est donc de créer un catalogue de formation « spécial doc », visible dans le catalogue général des formations proposées aux agents.
Formation à l’EMI, sensibilisation à l’IA, veille juridique … Le pôle ne manque pas d’idée pour continuer à aider les agents dans leur quotidien !
