La doc’ de demain : la veille collaborative

Nous poursuivons notre série « la doc’ de demain » avec le retour d’expérience du Département de Loire-Atlantique, dont le service veille et documentation a initié la création d’un réseau de veilleur interne.

Découvrez ce beau projet, à travers l’article rédigé par Agnès Ruffel, documentaliste au Département de Loire-Atlantique.

Un réseau pour partager et valoriser l’information

Entre 2018 et 2020, le service veille et documentation du Département de Loire-Atlantique a organisé des journées « Recherche et veille documentaire », en partenariat avec la veille stratégique et le numérique. Ces formations ont rencontré un vif intérêt et ont permis de mieux comprendre les pratiques des agents, leurs besoins et leurs attentes.

Un constat s’est imposé : la nécessité de créer un réseau pour partager les pratiques et structurer la veille.

Ce que nous avons constaté

Ces échanges ont révélé plusieurs enjeux : des veilles dispersées et parfois redondantes, une forte demande d’accompagnement méthodologique et d’outils gratuits, ainsi qu’un gisement d’informations précieuses – mémoires, rapports, études – souvent oubliées après leur publication.

Une démarche structurée

Pour répondre à ces besoins, le service veille et documentation a initié la création d’un réseau de veilleur·ses, inscrit dans un projet stratégique de gestion de l’information. L’objectif : mutualiser les pratiques, former aux outils et centraliser les études « invisibles » dans le portail documentaire afin de mieux les valoriser.

Un groupe de travail transversal réunissant des métiers variés (communication, organisation, numérique observation…) a été constitué pour définir les bases du réseau : son rôle, sa gouvernance, son animation, les modalités de valorisation des études internes et les outils nécessaires.

Mise en place et fonctionnement

Le réseau s’appuie sur des agents volontaires, qu’ils soient ou non veilleur·ses(mission inscrite dans les fiches de poste). Il se réunit deux à trois fois par an, en présentiel ou à distance. Un espace collaboratif, encore en phase de déploiement, doit faciliter les échanges et la mise à disposition des documents structurants.

Pour valoriser les travaux, une lettre d’information semestrielle recense les nouvelles publications internes intégrées au portail documentaire.

Actions depuis 2022

Depuis son lancement en mars 2022, le réseau propose des formations pratiques (agrégateur RSS, contribution au portail, IA), un « SAV » post-formation via Teams, et a publié quatre numéros de la lettre « Interactions ». Cette lettre compile les dernières ressources internes intégrées dans le portail documentaire, en termes d’études, mémoires, rapports et supports institutionnels tels que, par exemple, les supports pédagogiques projetés lors des réunions managériales.

Une enquête menée en 2025 confirme la satisfaction des membres pour les échanges et les formations, tout en soulignant le manque de temps et de reconnaissance pour cette mission.

Les défis à relever

Les prochaines étapes consistent à renforcer l’animation, impulser la co-animation et rendre pleinement opérationnel l’espace collaboratif. Le suivi des membres reste complexe en raison des mobilités, et le temps disponible du service information, innovation et design (ex veille et documentation) pour dynamiser le réseau demeure limité.