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La Région Ile de France recrute deux assitant·e·s documentalistes - CDD d'un an

Date limite de candidature : 15/09/2019 Prolongée au 30/09/2019
 
PPMG - Pôle patrimoine et moyens généraux, PPMG - Direction services utilisateurs, PPMG - Service documentation

Lieu de travail : Saint-Ouen - 2, rue Simone Veil 93400 SAINT-OUEN

Gérer et administrer un fonds spécialisé, proposer aux utilisateurs internes des services documentaires (veilles, recherches), administrer le portail du service et la partie fonctionnelle ELISE (Gestion Electronique du Courrier - GED)

> Vos missions

Traiter, valoriser, actualiser le fonds documentaire, gérer les bases de données, réaliser des produits et prestations documentaires répondant aux besoins des services : veilles, bibliothèque collaborative, etc. :

  • Collecter, cataloguer, indexer, classer, valoriser le fonds documentaire et l'ensemble des productions internes régionales, récoler, effectuer les relances d'emprunts, désherber.
  • Actualiser le fonds documentaire et gérer les contenus : ouvrages, bases de données, sites web, réseaux sociaux, etc.
  • Gérer les ressources en ligne et les codes d'accès : mettre à jour le tableau des identifiants, les codes d'accès aux ressources en ligne et accompagner les utilisateurs.

 

Effectuer des recherches documentaires, accompagner les utilisateurs internes et assurer un accueil personnalisé :

  • Rechercher des informations, faciliter l'accès à l'information produite par les services de la Région, accompagner et orienter les utilisateurs dans la recherche d'information
  • Former les utilisateurs à la méthodologie de recherche documentaire en leur fournissant des outils, tutoriels et méthodes adaptés, leur proposer une assistance technique et pédagogique aux ressources.
  • Rencontrer les services et référents info doc pour travailler sur les choix documentaires, leurs abonnements, proposer de nouvelles ressources gratuites ou mutualisées, etc., les informer en matière de droit de l'information

Participer au paramétrage du logiciel documentaire, à la création d'un portail doc et au développement de prestations numériques :

  • Contribuer au développement des projets informatiques du service et assurer l'administration fonctionnelle des applications informatiques rattachées au service.
  • Contribuer à l'alimentation, la gestion, le suivi, l'évolution du portail documentaire (Web design, web écriture, tc.) en fonction des besoins du service et des utilisateurs, s'assurer de la conformité/confidentialité des contenus selon les profils établis.
  • Travailler en liaison avec les services communication interne, reprographie et informatique ; prendre part aux actions transversales du pôle et de la direction en matière d'infodoc (plan de classement GED, etc.).

Participer à l'administration et au suivi d'activité du service : 

  • Travailler en liaison avec les services communication interne, reprographie et informatique ; prendre part aux actions transversales du pôle et de la direction en matière d'infodoc (plan de classement GED, etc.).
  • Élaborer, mettre à jour les procédures des tâches assurées dans le poste, des outils et des guides d'utilisation des produits documentaires, concevoir et réaliser des enquêtes de besoins et de satisfaction.
  • Créer, développer et renseigner les tableaux de bords et outils de pilotage, suivi d'activité et utilisation des ressources ; produire des statistiques et analyser les indicateurs d'activité dans le cadre du rapport annuel du service.
  • Assurer des tâches de manutention (rangement des livres sur étagère, archivage, etc.) et des tâches administratives courantes telles que la rédaction de comptes-rendus, de notes, etc.
  • Recenser, classer, traiter et diffuser les productions internes numériques et physiques, structurer les contenus, organiser leur accès en fonction des besoins des usages et des utilisateurs, s'assurer de l'ergonomie de la navigation.
  • Animer autour des ressources électroniques et des communautés professionnelles, développer des espaces collaboratifs, accompagner les services dans le développement de sites collaboratifs et la gestion des contenus, participer à l'administration de Elise.

Gérer les missions spécifiques de gestion de l'information interne et participer à l'administration fonctionnelle d'Elise :

  • Contribuer au développement des projets informatiques du service et assurer l'administration fonctionnelle des applications informatiques rattachées au service.
  • Contribuer à l'alimentation, la gestion, le suivi, l'évolution du portail documentaire (Web design, web écriture, tc.) en fonction des besoins du service et des utilisateurs, s'assurer de la conformité/confidentialité des contenus selon les profils établis.
  • Effectuer une veille sur les réseaux sociaux et les communautés professionnelles, participer aux réseaux professionnels en infodoc

> Votre profil

Connaissance : 
- Connaissance du cadre juridique du fonctionnement du secteur public
- Notions en commande publique
- Maîtrise des outils bureautiques et des systèmes de gestion de bases de données

Savoir-faire : 
- Maîtrise des techniques documentaires
- Bonnes connaissances de l'informatique documentaire
- Maîtrise des sources d'information (presse, édition, bases de données, Internet)

Savoir-faire relationnel :
- Capacité à travailler en équipe et de manière transversale
- Capacité d'analyse de synthèse et réactivité
- Qualités relationnelles

> Spécificités

Modalités de recrutement :

-Poste ouvert aux agents contractuels justifiant d'un niveau BAC/BAC + 2

-CDD d'1 an

-Les candidats pré-sélectionnés seront convoqués à un entretien se déroulant en 2 phases

  • un test écrit portant sur les connaissances générales dans le domaine de la documentation ainsi qu'une mise en situation (1h)
  • un entretien oral (30 minutes)

 

Informations complémentaires
Thèmes et sous-thèmes :