Les activités d'INTERDOC.

Réunion des Groupes Site Interdoc, Catalogage partagé, Plan de classement, Evolution du Service documentation.
Les comptes-rendus de ces réunions seront mis en ligne sur le site (rubrique Groupes de travail) après leur envoi, par l’animatrice du groupe, pour validation par le Président.

Le Conseil d’administration a décidé la mise en place de l’automatisation de la création des codes d’accès au site Interdoc pour en renforcer la sécurité.

L’Assemblée générale a réuni 30 personnes représentant 26 collectivités.

Elle a entendu le rapport d’activités 2010, entendu et approuvé le rapport financier 2010 ainsi que le budget provisionnel 2011 et accordé le quitus pour la gestion financière de la Trésorière.

La Réunion générale a regroupé 30 personnes représentant 26 collectivités.

Questions abordées lors de la séance Questions-Réponses :
- Comment gérez vous les problèmes rencontrés lors de la circulation des revues ( Elisabeth Contamin, CG69) : réponses des CG02, 34, 72, 80, Paca.
- Connaissez vous des services concurrents d’Ideal Connaissance (Véronique Tironneau, CG72) : réponse du CG 34.
- Visite du CFC (Catherine Agnès) : réponse du CG33.

Première approche du web 2.0 : présentation (Dominique Genuer) et retour d’expérience (au Conseil régional Paca).

Les powerpoints des présentations seront installés sur le site, rubrique DocPro.

Présentation d’ou ouvrage sur la documentation et réponses aux questions par les éditions Weka

Ouverte par Mr Hervé Schiavetti, Maire d’Arles, la Réunion générale a regroupé 40 personnes représentant 33 collectivités.

Présentation :
- des nouvelles pages d’accueil public et adhérent du site Interdoc,
- de l’application Catalogage partagé installée sur le site Interdoc et lancement de l’apllication.

Présentation :
- des nouveautés du site Lamyline (fil social),
- de l’offre tarifaire Lexbase,
- des nouveautés et de l’offre tarifaires du site Dalloz,
- des nouveautés du site Lexis Nexis (bases Litec).

Visite du Musée Arles antique et de l’exposition « César. Le Rhône pour mémoire ».

Le Conseil d’administration a décidé la création d’un Groupe de réflexion : « Evolution des services de documentation » et souhaité qu’un élargissement ultérieur soit apporté par des contacts avec d’autres association (ADBS…) qui connaissent cette même problématique.
Les personnes intéressées par ce Groupe peuvent se signaler auprès du Président.

Questions abordées lors de la séance Questions-Réponses :
- Logiciels documentaires les plus utilisés (Nathalie MERGY, CG57) : Alexandrie, Kentika, Cadic, Koha, PMB.
- Formation des utilisateurs à l’utilisation de ces logiciels (Nathalie MERGY, CG57) : réponses des CG13, 34, 72, 83, 91, CR Franche-Comté, Paca.
- Adhérents à Ideal et satisfaction des services proposés (Véronique Tironneau, CG72) : réponses des CG04, 13, 26, 30, 34, 69, 82, 90, 91.
- Contacts du CFC avec des adhérents (Jocelyne Le Bihan-Kurtz, CG83) : réponses des CR Aquitaine, Franche-Comté, Paca, Mairie Lyon.
- Droit de copie numérique pour les panoramas de presse (Lucas Guillemot, CG84) : réponses des CG69, 72, 90, CR Midi-Pyrénées, Rhône-Alpes.
- Possesseurs de Kentika (Marie-Aimée Desrochers, CR Midi-Pyrénées) : réponses du CG34 et du CR Midi-Pyrénées.
- Diffusion des produits documentaires sur les mobiles (Pascale Bouton , CR Rhône-Alpes) : réponses de la Mairie de Clermont-Ferrand et du Sytral.
- Mutualisation des droits de copie (Régine Bard, Mairie Arles) : pas de réponse.
- Contrats avec l’AFNOR (Véronique Tironneau, CG72) : pas de réponse.

Echanges sur le thème « A-t-on encore besoin d’un service de documentation alors que les services ont accès à Internet ? » : les échanges sont enregistrés. La transcription des débats sera installée sur le site Interdoc.

Présentation :
- du nouveau Forum du site Interdoc,
- de l’application Information juridique installée sur le site Interdoc.

Visite de l’espace Van Gogh : médiathèque, voie romaine, jardin.
Visite guidée du vieil Arles

Jeudi 10 décembre
L'Assemblée générale a réuni 28 personnes représentant 21 collectivités.
Elle a entendu le rapport d'activités 2009, entendu et approuvé le rapport financier 2009 ainsi que le budget provisionnel 2010 et accordé le quitus pour la gestion financière de la Trésorière.

La Réunion générale a regroupé 30 personnes représentant 24 collectivités.

Questions abordées lors de la séance Questions-Réponses :
- Retours d'expérience de collectivités ayant mis en place un numéro vert (Martine Olmos, CG11) : réponse du CG50.
- Face aux restrictions budgétaires, position du Service Documentation au sein de la collectivité (Martine Olmos, CG11) : réponses des CG06, 26, 28, 42.
- Collectivités qui ont négocié en direct avec la presse quotidienne régionale ou nationale une gratuité du droit de copie pour des panoramas de presse électronique (Véronique Tironneau, CG72) : réponse du CG50.
- Collectivités qui ont acté ou relancé un marché public pour l'achat des périodiques pour 2010
(Véronique Tironneau, CG72) : réponse du CR Bretagne.
- Passage en V7 du logiciel Alexandrie (Anne Fillioux, CG92) : pas de réponse.
- Qui utilise Flora (Anne Fillioux, CG92) : pas de réponse.

Eclairages sur l'étude " Place de la Documentation au sein des collectivités territoriales ".
Le powerpoint de cette intervention sera prochainement installé sur le site, rubrique DocPro.

Présentation :
- du système d'information documentaire Incipio d'Archimed,
- d'Europresse,
- d'e-Vidal.
Les powerpoints des présentations d'Incipio et e-Vidal seront installés prochainement sur le site, rubrique DocPro.

Le Conseil d'administration a décidé la création d'un nouveau Groupe de travail : " Marché publics abonnements "
Ce Groupe, animé par Véronique Tironneau (CG Sarthe), réalisera un tableau des pratiques (critères de choix, cahier des charges,…).
Les personnes intéressées par ce Groupe peuvent se signaler auprès du Président ou de l'animatrice.

Réunion des Groupes Catalogage partagé et Où trouver l'information juridique.
Les comptes-rendus de ces réunions seront mis en ligne sur le site (rubrique Groupes de travail) après leur envoi, par l'animatrice du groupe, pour validation par le Président.

15 et 16 juin 2009 à Paris

Lundi 15 juin
La Réunion a regroupé 50 personnes représentant 41 collectivités.

Questions abordées lors de la séance Questions-Réponses :
- Mise en ligne sur l'intranet documentaire de documents en Geide (Elisabeth Contamin, CG69) : réponses des CG13 et 72.
- Retours d'expérience de services ayant souscrit à la version numérique du Guide familial (Anne Fillioux, CG92) : réponses des CG44 et 72.
- Modèle type pour la passation de marché pour les abonnements de périodiques en ligne (Dominique Deshayes, mairie Saint-Denis) : réponses de la collectivité de Corse et de la mairie de Montreuil.
- Des départements ont-ils élaboré un questionnaire d'évaluation de leur journée " nouveaux arrivants et mis en place un parcours d'évaluation (Catherine Fluzin, CG62) : réponses des CG13, 21, 26, 44, 69, 72.
- Existence de photothèque (Isabelle Picchi, CG26) : réponses des CG11, 35, 69, 71 et mairie de Clermont-Ferrand.
- Démarchage par Sweet (Véronique Thironneau, CG72) : réponse du CG35.
- Présentation des fonctionnalités du site Interdoc : le site sera présenté lors de la réunion de décembre à l'occasion de la mise en ligne du nouveau Forum.
- Point sur la filière culturelle : un décret de modification de la filière culturelle est en cours de préparation et annoncé pour la fin de l'année.
- Point sur le droit de copie numérique : Frédéric Eon de l'A.D.F. a rencontré Pressedd et Europresse. Une réunion se tiendra en septembre à l'A.D.F.

Présentation :
- du site Localtis,
- de l'offre de la Gazette des communes sur internet (box intranet et panorama numérique),
- de Pressedd,
- du site LamylineReflex,,
- de l'application Catalogage partagé (procédure d'import).

Les powerpoints des présentations de Localtis, Gazette des communes et Pressedd vont être installés sur le site, rubrique DocPro.

Mardi 16 juin
Les Groupes ont réuni 23 personnes représentants 22 collectivités.

Réunion des Groupes Catalogage partagé, Instruments de mesure de l'activité documentaire, Où trouver l'information juridique.
Les comptes-rendus de ces réunions seront mis en ligne sur le site (rubrique Groupes de travail) après leur envoi, par l'animatrice du groupe, pour validation par le Président.

Assemblée générale (15è anniversaire de la création de l'Association)
Ouverte par Madame Monique Agier, Directrice générale des Services du Conseil général des Bouches-du-Rhône, l'Assemblée générale ordinaire a réuni 57 personnes représentant 43 collectivités (30 conseils généraux, 4 conseils régionaux, 5 mairies, 3 intercommunalités et 1 établissement public local).

Le Président a présenté le rapport historique 1993-2003, puis le rapport d'activité 2007-2008.
En l'absence de la Trésorière empêchée, le Président a présenté ensuite le rapport financier 2007-2008, le budget prévisionnel 2009 et demandé le quitus pour la gestion de la Trésorière. L'Assemblée générale a accepté à l'unanimité le rapport financier, le budget prévisionnel et donné le quitus à l'unanimité.

L'Assemblée générale a été suivie du début de la traditionnelle séance Questions-Réponses qui a réuni 64 personnes représentant 45 collectivités (32 conseils généraux, 4 conseils régionaux, 5 mairies, 3 intercommunalités et 1 établissement public local).
Un appel à présentation lors de la prochaine Journée commune A.D.B.S - Interdoc consacrée aux intranets documentaires est lancé par Pascale Bouton, Rhône-Alpes.

A l'issue de la première partie de la séance Questions-Réponses, 5 groupes ont visité le Service de documentation du Conseil général des Bouches-du-Rhône.

Réunion du Conseil d'administration
Le Conseil d'administration s'est réuni pendant ces visites et a fait le point des diverses activités en cours.

Présentation ESF - F. Lefebvre
Pendant qu'une partie des participants (25 personnes) assistait à la présentation des sites des éditions E.S.F et Francis Lefebvre, les Groupes de travail se sont réunis.

Groupes de travail
Les Groupes ont réuni 38 personnes représentant 32 collectivités (23 conseils généraux, 4 conseils régionaux, 2 mairies, 2 intercommunalités et 1 établissement public local).

Réunion des Groupes Thesaurus, Site Interdoc, Catalogage partagé, Où trouver l'information juridique, Instruments de mesure de l'activité documentaire, Régions.
Les comptes-rendus complets de ces réunions seront mis en ligne sur le site (rubrique Groupes de travail) après validation par le Président.

Le Groupe Thesaurus (animatrice Martine Lavoué, CG06) a commencé la préparation de la sixième édition (qui devrait être diffusée courant premier semestre 2009) par l'examen de propositions de descripteurs. Un appel demandant les suggestions aux membres sera lancé courant décembre.

Le Groupe Site Interdoc (animatrice Florence Alibert, CG21) a travaillé essentiellement sur le futur Forum.

Le Groupe Catalogage partagé (animatrice Martine Lavoué, CG06) a effectué des test sur l'application et vérifié les corrections apportées par Cadic et élaboré un scénario d'import .

Le Groupe Où trouver l'information juridique (animatrice Laurence Cesses, CG31) a travaillé sur la vérification de la pertinence et de la cohérence des sources ainsi que sur la vérification de l'homogénéité de la saisie.

Le Groupe Instruments de mesure de l'activité documentaire (animatrice Séverine Zana, CG71) a terminé le " bordereau de recherche " et travaillé sur le tableau de dépouillement de ce bordereau. Un appel à la fourniture de rapports d'activité va être lancé pour élaborer un " plan type ".

Le Groupe Régions (animatrice Pascale Bouton, Rhône-Alpes) a assisté à la présentation des intranets des collectivités présentes : pages documentation (Aquitaine, Nord-Pas-de-Calais, Rhône-Alpes) et portail Gestion des connaissances (PACA).

Visites
La première journée s'est poursuivie par la visite en autocar de Marseille, en particulier du site d'Euroméditérranée, et s'est achevée par un dîner en commun qui a réuni 59 personnes.

La séance Questions-Réponses a réuni 60 personnes représentant 42 collectivités (30 conseils généraux, 3 conseils régionaux, 5 mairies, 3 intercommunalités et 1 établissement public local).
Questions abordées lors de la séance Questions-Réponses :
- Logiciel Alexandrie : quelle solution choisie (rester GB Concept ou migrer chez Kentika) (question de Lucienne Thivilliers, CG42 et Franciane Bouvard, CG71) : 12 présents restent GB Concept, 2 migrent.
- Création d'une agence technique départementale (question de Franciane Bouvard, CG71) : réponses des CG04, 13, 21, 31.
- Nouvelles du projet de site de la Gazette (question de Véronique Thironneau, CG71 et Pascale Bouton, Rhône-Alpes) : 2 packs seront proposés. Une information complète sera diffusée prochainement.
- Qui utilise le site revue.org pour compléter ses collections (question de Jannick Labatut, CG93) : réponse de PACA.
- Qui a lancé une démarche de records management ou de valorisation de la production documentaire interne (question de Pascale Bouton, Rhône-Alpes) : réponses du CG93 et de PACA.
- Expériences en matière de mutualisation d'un service de documentation (question de Brigitte Sagot, Nice) : réponses du CG72 et de la communauté urbaine de Lyon.
- Où en est la relance demandée à l'A.D.F. (plusieurs demandes) : refus pour le moment du Président de l'A.D.F. de signer un courrier de relance.
- Point sur les visites du C.F.C : réponses des CG13, 21, 29, 34, 35, 69, 72, 90, Communauté urbaine de Lyon.

Présentation de l'application Catalogage partagé
Martine Lavoué, animatrice du groupe Catalogage partagé, présente la base de données et un scénario d'import. Une discussion s'établie entre les présents et les membres du Groupe.
L'application sera lancée au cours du premier trimestre 2009, d'abord avec 6 membres volontaires, puis, après une période de rodage, avec d'autres volontaires.
La Charte de participation sera prochainement diffusée auprès des membres.

Visites
La seconde Journée s'est poursuivie par la visite de l'abbaye de Saint-Pons et d'une partie du domaine départemental et s'est achevée par la visite du quartier du Panier.

Samedi 6 décembre 2008
Les derniers participants ont profité du beau temps pour effectuer une ballade en mer dans les calanques de Marseille et Cassis.

Les Groupes ont réuni 26 personnes représentants 19 collectivités (17 conseils généraux, 1 intercommunalité, 1 mairie).

Réunion des Groupes Site Interdoc, Catalogage partagé, Instruments de mesure de l'activité documentaire, Où trouver l'information juridique.
Les comptes-rendus complets de ces réunions seront mis en ligne sur le site (rubrique Groupes de travail) après leur envoi, par l'animatrice du groupe, pour validation par le Président.

Le Groupe Thesaurus va lancer la préparation de la prochaine édition par un appel aux termes candidats. La prochaine réunion se tiendra en octobre. La nouvelle édition est prévue pour le début 2009.

Le Groupe Site Interdoc a recensé les dysfonctionnements existants dans les différentes rubriques du site.

Le Groupe Catalogage partagé a eu une formation au logiciel Cadic intégrale et vu une présentation de la maquette du logiciel qui sera installé sur le site Interdoc. Le Groupe va s'attacher à la préparation de la saisie. La mise en ligne est prévue pour le courant de l'automne.

Le Groupe Où trouver l'information juridique poursuit la recension des sources.

Le Groupe Instruments de mesure de l'activité documentaire a achevé la " fiche contact ". Elle sera prochainement diffusée aux membres. Le Groupe va préparer les autres instruments de mesure.

Le Groupe Place de la Documentation n'a pas pu se réunir comme prévu le 22 mai en raison de la grève des transports. Il va actualiser le questionnaire qui sera adressé aux membres en septembre.

Le Conseil d'administration a :
- fait le point sur l'activité des Groupes de travail,
- assisté à la présentation de la maquette du logiciel Cadic intégrale,
- décidé de demander l'habilitation d'Interdoc comme organisme de formation.

Le Président a rencontré Claudine MASSE, déléguée générale de l'A.D.B.S. pour concrétiser la coopération envisagée en février entre le Président et Martine SIBERTIN-BLANC, Présidente de l'A.D.B.S. Il a été convenu d'organiser en mars 2009 une Journée commune sur l'intranet documentaire.

La Réunion a regroupé 39 personnes représentant 35 collectivités (29 conseils généraux, 2 conseils régionaux, 3 intercommunalités, 1 mairie).

- Modèle de CCTP ou DCE pour le marché " Ideal connaissances " (question de Elisabeth Quatrehomme, CG45) : réponse du CG77 (le document sera installé dans DocPro)
- Qui utilise le thesaurus " Eau " de l'Office international de l'Eau (question de Jean-Marin Challamel, CG03) : pas de réponse
- Comment la diffusion des accès internet liés aux abonnements papier est gérée par les documentations ? (question de Stéphane Chatelin, CG14) : réponses des CG04, 27, 71
- Expériences de départements qui ont des agences départementales ou des maisons du département et répercussions sur la fonction documentaire (question de Florence Launay, CG35) : réponses des CG27,69,78
- Collectivités ayant un guichet d'information sue l'Europe (Guideurope) et relations avec les personnes de la collectivité responsables des affaires européennes (question de Catherine Fluzin, CG62) : réponses du CG71
- Existe t'il une documentation à mise à jour sur la M52 (question de Lucienne Thivillier, CG42) : pas de réponse
- Logiciels documentaires utilisés par les membres, avantages et inconvénients (question de Marie-Laure Cornet, CG91) : nombreuses réponses (la liste des logiciels avec le nombre de possesseurs sera installée dans DocPro)
- Accès du public aux bases documentaires (question de Catherine Agnès, CG50) : réponses des CG 06 et 13
- Archivage des revues spécialisées (question de Florence Launay, CG35) : nombreuses réponses (partagées entre conservation et destruction)
- Conservation des articles (en revues, numérisés, en articles isolés…) (question de Jean-Marin Challamel, CG03) : nombreuses réponses (pratiques diverses)

Présentation des nouveautés apportées au site LamylineReflex
Les documents concernant ces nouveautés seront installés dans DocPro

Une première partie de la réunion a permis de dresser un état des collectivités qui ont signé un contrat sur la copie numérique, avec un partage sur leurs premières expériences.

Frédéric Eon, de l'A.D.F, a ensuite refait le point sur le positionnement de l'ADF, de la situation actuelle (contrôles accrus du CFC auprès des services documentation) et des risques encourus.
A la demande de nombreux adhérents, Frédéric Eon a accepté de proposer au bureau de l'ADF :
" Un courrier adressé aux présidents et directeurs généraux des conseils généraux pour attirer à nouveau leur attention sur ce dossier et les alerter sur les risques encourus. Une copie de ce courrier sera publiée dans Flash départements.
" Une nouvelle négociation avec le CFC et les agrégateurs de presse.

La deuxième partie de la réunion a été animée par Michéle Battisti, de l'A.D.B.S., qui a présenté un exposé juridique du droit de copie. Le power point de son exposé sera mis en ligne prochainement sur le site.

Enfin, à la demande des membres des conseils régionaux, intercommunalités et communes, le Président d'Interdoc va adresser un courrier à l'A.R.F. et à l'A.M.F. pour leur demander de s'inspirer de la négociation de l'A.D.F. avec le C.F.C. pour ce qui concerne le droit de copie papier et de se joindre au travail mené par l'A.D.F. pour ce qui concerne le droit de copie numérique.

Des renseignements verbaux pourront être fournis directement par Dominique Vinicio ou le Président.

Réunion des Groupes Site Interdoc, Catalogage partagé, Instruments de mesure de l'activité documentaire, Où trouver l'information juridique, Droit de copie et Diffusion numérique.
Les comptes-rendus de ces réunions seront mis en ligne sur le site (rubrique Groupes de travail) après leur envoi, par l'animatrice du groupe, pour validation par le Président.

Le Groupe Thesaurus va lancer la préparation de la prochaine édition par un appel aux termes candidats. La prochaine réunion se tiendra en septembre.

Le Groupe Place de la Documentation comportant un nombre suffisant de participants est relancé. Animé par Martine PLAUD (CG06), il va actualiser le questionnaire qui sera adressé aux membres.

Le Conseil d'administration a fait le point sur l'activité des Groupes de travail et examiné le projet de Dossier de presse destiné au Point Presse de mars.

Le Président a renconté Martine SIBERTIN-BLANC, Présidente de l'A.D.B.S., pour évoquer les possibilités de coopération. Il a été convenu d'organiser, fin 2008 ou début 2009, une Journée commune sur l'intranet documentaire.

Questions abordées lors de la séance Questions-Réponses :
- Qui utilise le Web 2.0 (question de Martine Olmos, CG11) : réponses des CG21 et 78
- Quelles collectivités ont fait un appel d'offre pour la gestion de leurs abonnements par une société privée (question de Béatrice Lemarié, CG22) : réponses des CG13, 33, 72, 78, 93, 95, collectivité Corse, mairie de Nice)
- Qui a reçu la visite du CFC (Françoise Vergne, CG34) : réponse du CG69
- Logiciel utilisé pour la gestion d'un photothèque (Elisabeth Contamin, CG69) : réponses des CG26, 71 (Alexandrie), 91 (Orphea)
- Comment inciter l'UGAP à ouvrir ses offres d'achat aux abonnements (Véronique Tironneau, CG72)
- Quelles interventions pour faire diminuer le taux de TVA des abonnements internet (Véronique Tironneau, CG72)
- Conserver en archive les mails échangés sur la liste de diffusion (Brigitte Sagot, mairie de Nice)
- Panorama de presse papier devenu électronique : réponse des CG04, 69, 78, 95.

Lors de la séance Questions-Réponses, il a été décidé la mise en place d'un Groupe de réflexion sur l'impact de l'électronique sur les coûts et les prestations. 5 membres se sont proposés pour y participer. Les autres personnes intéressées sont priées de se signaler auprès du Président.

Présentation :
- du résultat de l'enquête de la Gazette des communes sur les intranets (un résumé sera fourni prochainement par la Gazette et installé sur le site),
- du dispositif en information et documentation (la communication va être installée sur le site, rubrique DocPro),
- du site de Legalnews.

Les offres promotionnelles de Legalnews et de Dalloz vont être installées sur le site, rubrique DocPro..