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Mutualiser ou fusionner des services de documentation

Retour sur la journée d'étude de novembre 2018 consacrée à la mutualisation, sujet d'actualité, comme en témoigne le dossier paru dans le dernier numéro d'Archimag (décembre 2018 - janvier 2019).

Mutualiser et fusionner

Mutualiser c’est d’abord coopérer, collaborer. On peut ainsi mettre en commun des ressources, un catalogue, une procédure d’achat et travailler en réseau comme le fait Interdoc pour son Thésaurus ou sa base documentaire partagée afin d’élargir son offre et de gagner en valeur ajoutée. Mais mutualiser, cela peut vouloir dire aussi fusionner, centraliser différentes entités en un service unique. C’est ce dernier cas qu’ont illustré nos collègues du Grand Lyon et de la métropole de Grenoble lors de la journée d'étude.

Bien que les documentalistes aient dans leur ADN la recherche de la collaboration et le partage d’expérience, il semble bien que l’idée de fusion soulève de nombreuses craintes et réticences. C’est pour cette raison que nous avons souhaité ce temps de partage et voici, selon moi, ce que l’on peut retenir de cette demi-journée.

Enjeux

Les enjeux d’une mutualisation pour la collectivité sont multiples et parfois non réellement formulés, engageant le projet dans des incertitudes dommageables. C’est en effet un sujet politique « porteur », relancé avec la réforme des collectivités de 2015 – 2016 et la crise financière concomitante. Il s’agit de rationaliser les services supports, de faire des économies d’échelles mais aussi de moyens (immobilier par exemple) et de personnel (les effectifs sont rarement la somme exacte des équipes fusionnées). Les enjeux pour les services de documentation sont alors managériaux : accompagner les équipes pour leur permettre de travailler ensemble, de s’adapter au nouveau contexte et de monter en compétences mais aussi de marketing : offrir aux agents un service et des ressources plus riches et mieux adaptés. Ces enjeux ne sont pas propres aux services de documentation mais il y a bien sûr des spécificités liées au métier. En effet, il va falloir mettre en commun l’ensemble des fonds documentaires, leur classification, leur rangement physique, mais aussi leur description et leur mise en valeur à travers un SIGB unique. Ce qui signifie à la fois une harmonisation des pratiques, une définition d’un cadre commun, tout un long travail en amont qui ne pourra fonctionner sans un système informatique performant et interopérable. La question des moyens logistiques et technologiques est donc aussi essentielle que celle des moyens humains.

Que nous disent à ce sujet nos collègues qui ont vécu une expérience de fusion ?

Freins

Tout d’abord, les freins qu’elles ont pu rencontrer :

  • pas de réelle réflexion de la part du commanditaire sur ce qu'il veut obtenir de cette mutualisation,
  • accompagnement au changement partiellement anticipé et bien difficile à mener sans avoir de sens ou d'objectifs clairement définis ; et sans maîtriser les enjeux liés aux différences de statuts et de cultures de collectivités différentes,
  • des difficultés matérielles sous évaluées : fusions de collections, de logiciels, de SI.

Bonnes pratiques

Et finalement, les conseils qu’elles pourraient nous donner :

  • adopter la méthode projet et son préalable nécessaire : interroger la commande et définir ensemble, avec les parties prenantes les objectifs et les apports du projet,
  • partager le diagnostic avec tous et le faire valider. Les freins, les craintes suscités doivent être connus des décideurs pour qu'ils s’engagent sur les moyens nécessaires à mobiliser.
  • ne pas sous-estimer le temps à consacrer et les vastes connaissances à maîtriser. En tant que pilote, ne pas hésiter à déléguer de tout ce qui est possible ; et s’appuyer sur un ou des collègues extérieurs de bon conseil.
  • faire confiance aux équipes et communiquer dès que possible ; ne pas rester dans sa "tour", car les solutions viendront aussi de l'interne.
  • un projet de fusion se réalise sur un temps long !

Aurélie Billy-Tobelem